Sommaire
La facture de situation ou facture d’avancement repose sur le principe d’échelonner les paiements en fonction de l’avancement des prestations réalisées. Cela implique que les factures sont émises en fonction de la progression des travaux.
Ce mode de facturation consiste à répartir le règlement d’un projet en fonction de son avancement. De cette façon, il existera plusieurs factures pour un seul projet.
En règle générale, la facture de situation est principalement utilisée par des entreprises qui proposent des prestations de services s’étalant sur une longue période. En d’autres termes, ce document comptable s’applique aux entreprises qui réalisent des projets sur le long terme, c’est notamment le cas dans le secteur d’activité du bâtiment, de l’artisanat ou des agences de communication / web.
Pourquoi utiliser la facture de situation ?
Certaines entreprises utilisent ce mode de facturation pour bénéficier des avantages suivants :
- Gestion financière : le principal atout de la facture de situation est d’ordre financier. Utiliser ce mode de paiement permet de recevoir un règlement à chaque fois qu’une prestation de service est réalisée. Vous n’avez ainsi plus besoin d’atteindre la fin du projet pour percevoir du chiffre d’affaires. Cette méthode permet de couvrir les dépenses liées au projet afin de minimiser leur impact sur la trésorerie de l’entreprise. Facturer les prestations au fur et à mesure permet de financer les ressources matérielles et humaines nécessaires pour mener à bien le projet. L’utilisation de factures de situation permet de maintenir une bonne gestion de votre comptabilité générale.
- Gestion des projets : suivre la progression d’un projet s’avère indispensable dès lors que des acteurs externes entrent en jeu. La facture de situation permet d’obtenir une meilleure coordination et visibilité sur l’ensemble des projets. Vous pouvez ainsi acquérir une vision claire sur l’avancement du projet et vérifier que les échéances sont bien respectées.
- Gestion des relations : la mise en œuvre de projets sur le long terme peut se révéler fastidieuse en ce qui concerne la relation entre le prestataire et le client final. Maintenir du lien avec votre client tout au long du projet est un enjeu primordial auquel la facture de situation peut répondre. Vous pouvez ainsi effectuer la validation de chacune des étapes du projet et créer à la fois du lien avec votre client grâce à la facture d’avancement.
Comment faire une facture de situation ?
L’émission de la facture d’avancement peut s’effectuer à travers deux méthodes de calcul différentes :
- Facturation en fonction de la progression des travaux : repose sur le principe de facturer en fonction du pourcentage d’avancement du projet global. Chaque facture est réalisée lorsque la progression du projet atteint un certain palier préalablement défini dans le contrat établi entre le client et le prestataire de services.
- Facturation en fonction des lots ou marchés : le projet est divisé en plusieurs prestations ; appelées lots ou marchés. Principalement utilisée lors de l’intervention de plusieurs prestataires ou sous-traitants, cette méthode repose sur une facturation individuelle des lots en fonction de l’avancement de chaque lot. Une facture de situation est émise lorsqu’un lot est finalisé. Les lots sont facturés à l’entreprise donneuse d’ordre.
À la fin du projet, une facture finale, appelée facture de clôture, est réalisée. Cette facture regroupe l’ensemble des factures d’avancement du projet et correspond à la dernière facture transmise au client.
S’il y a l’intervention de sous-traitant, c’est à l’entreprise donneuse d’ordre d’éditer la facture globale représentant le détail de chacun des lots ainsi que le pourcentage d’avancement du projet global.
Quels éléments doivent figurer sur votre facture de situation ?
La facture d’avancement est soumise aux mêmes normes que la facturation classique ; une partie du contenu de la facture est ainsi identique et comporte les mêmes mentions obligatoires : numéro de TVA, taux de TVA intracommunautaire, coordonnées du prestataire de services et du client (raison sociale, adresse, numéro de SIRET etc.), détail de la prestation, prix unitaire, montant de la facture HT et TTC, modes et délais de paiement, conditions sur les pénalités de retard de paiement, date d’émission de la facture…
Néanmoins, ce type de facture doit comporter certaines mentions spécifiques supplémentaires :
- Numéro de facture de situation
- Désignation des lots / marchés
- Numéro du devis correspondant à la prestation ou au lot en question
- Le pourcentage d’avancement des prestations ou du projet global
- Le pourcentage d’avancement de la précédente facture d’avancement
- Le montant restant à payer, en prenant en compte les acomptes
En ce qui concerne la facture de clôture, elle contient également des mentions obligatoires supplémentaires : liste des factures de situation du projet et la numérotation de chacune, montant total du projet etc.
Bon à savoir
La facture de situation ne doit pas être confondue avec la facture d’acompte. Une facture d’acompte est émise lorsqu’une somme est délivrée avant le début d’un projet ou d’une transaction. L’acompte est un règlement réalisé en amont et qui sera déduit de la facture finale.
Quel outil utiliser pour réaliser une facture d’avancement ?
Quel que soit la taille de l’entreprise (auto-entrepreneur, petites entreprises, PME, ETI etc.), la facture de situation peut être utilisée par tous. Il suffit simplement de s’équiper d’un logiciel de facturation. Utiliser un logiciel de facturation permettant l’élaboration de facture de situation en toute simplicité.
Quelles sont les raisons d’utiliser un logiciel de facturation ?
- Gagnez du temps en automatisant votre processus de facturation. Générez rapidement vos factures en seulement quelques clics et utilisez les modèles de factures proposés sur le logiciel.
- Gérez efficacement l’ensemble du cycle de vente, de la réalisation de devis et factures à la gestion de votre comptabilité.
- Depuis le 1er janvier 2023, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises exerçant sur un marché public. Par ailleurs, la facturation électronique va également devenir obligatoire en France pour tous les marchés et toutes les entreprises soumises à la TVA dans les prochaines années.
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